Welche Sicherheitsvorkehrungen sind bei der Einreichung von Schriftsätzen per Fax zu treffen?

Schickt der Anwalt Schriftsätze vorab per Fax an das Gericht, so wahrt dies grundsätzlich die Frist. Geht dabei etwas etwas schief, stellt sich im Zivilprozess die Frage, ob die Schuld daran beim Anwalt selbst lag (was einem Verschulden des Mandanten gleichkommt und damit die Wiedereinsetzung in die Frist ausschließt) oder bei einem seiner Angestellten.

Um sich selbst zu entschuldigen, muss der Anwalt – wie der BGH aktuell (Beschluss vom 10.08.2016, Az. VII ZB 17/16) bestätigt hat – folgende Vorkehrungen treffen:

  • Anlage eines Fristenkalenders, in dem alle zu beachtenden Fristen eingetragen werden. Der Kalender ist dann gleichsam das „Aufgabenbuch“ für die Angestellten des Anwalts.
  • Die rechtzeitige Vorlage von Akten, bei denen es auf Fristen ankommt. Der Anwalt muss sich also frühzeitig wieder mit den Verfahren beschäftigen, damit bspw. die notwendigen Schriftsätze noch erstellt und somit die Frist dann auch eingehalten werden kann.
  • Überprüfung des Fax-Sendeberichts. Relevant ist vor allem, ob die Übermittlung überhaupt erfolgt ist. Zudem muss aber auch sichergestellt werden, dass die Seitenzahl stimmt und die Sendung auch den richtigen Empfänger erreicht hat. Erst dann kann von Erledigung ausgegangen werden und die Streichung der Frist aus dem Kalender erfolgen.
  • Am Ende des Arbeitstags muss eine Nachkontrolle erfolgen: Es ist zu überprüfen, ob alle Verfahren aus dem Fristenkalender erledigt wurden und jeweils Sendeberichte vorliegen. Eine erneute inhaltliche Kontrolle des Sendeberichts ist aber nicht notwendig.

Wenn der Anwalt dies nicht nachweisen kann, liegt ein Organisationsverschulden seinerseits vor. Ansonsten hat er alles getan, um die fristgemäße Absendung sicherzustellen, trotzdem eintretende Versehen seines Personals sind unschädlich.

Welchen Beweiswert haben Telefonnotizen in der anwaltlichen Handakte?

Zur ordentlichen Führung der Handakte über einen bestimmten Fall gehört auch die Aufnahme von Telefonnotizen. Diese beweisen zwar an sich nur, dass der Anwalt sie irgendwann niedergeschrieben hat; dass sie der Wahrheit entsprechen, ist dadurch aber längst nicht belegt.

Allerdings wird den Akten ein gewisser Anscheinsbeweiswert zugemessen. Ist das Gesamterscheinungsbild den Akte geordnet und nachvollziehbar, kann davon ausgegangen werden, dass der Anwalt die Akten ordnungsgemäß geführt und bspw. auch Telefongespräche richtig aufgenommen hat.

Ist die Nutzung von Bürozentren durch den Anwalt zulässig?

Einige Anwälte haben keine eigenen Kanzleiräumlichkeiten, sondern mieten sich stundenweise für die Bearbeitung von Akten oder für Besprechungen mit Mandanten in Bürozentren ein. Diese Nutzung ist wohl grundsätzlich nicht verboten, allerdings bestehen Datenschutzproblematiken, die es zu lösen gilt.

Der Anwalt muss in diesem Fall die Postleerung selbst vornehmen, denn bereits die Information über den Absender auf dem Brief fällt unter das Anwaltsgeheimnis. Eine Kenntnisnahme durch einen Mitarbeiter des Bürozentrums muss daher ausgeschlossen werden.

Sämtliche Akten sind nach Feierabend mitzunehmen oder sicher versperrt zu hinterlassen. Auch gegenüber einem eventuellen Reinigungsdienst müssen alle Unterlagen gesichert werden.

Was regelt die Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO)?

Die BRAO regelt in erster Linie die Frage der Zulassung zur Anwaltschaft sowie die Organisation der Rechtsanwaltskammern. Zudem werden einige Grundpflichten der Anwälte geregelt, z.B. die Notwendigkeit einer Haftpflichtversicherung sowie anwaltliche Unabhängigkeit, Verschwiegenheit und das Anlegen von Akten.